​​​​​​​​تعريف بالقسم :

قسم يتبع ادارة الخدمات المشتركة والذي يتبع المساعد للخدمات ​القسم الذي يعنى بصرف المستحقات المالية للمستفيدين .

الهدف :

تقديم الخدمات المالية إلى مختلف الوحدات التنظيمية في إدارة التعليم العامة، وتطبيق الأنظمة والتعليمات والمالية ذات الصلة بها وتأمين احتياج إدارة التعليم العامة من الأعمال والخدمات والمشتريات لتحقيق أفضل

قيمة للمال العام عند التعاقد وفقاً للأنظمة واللوائح والتعليمات .

المهام والمسؤوليات :

• ​إعداد مراجعة أوامر الصرف وأوامر الدفع للمطالبات المالية المقدمة بعد التأكد من مطابقتها للأنظمة والتعليمات ذات العلاقة، ويشمل ذلك المطالبات الخاصة بالموظفين أو الموردين أو الأفراد الخارجيين.

• مراجعة المطالبات المالية المقدمة من الموردين لكافة أنواع العقود تشمل عقود المشاريع بكافة أنواعها)، والتحقق من استكمال كافة مسوغات الصرف من شهادات الإنجاز العقود الخدمات أو مستندات الاستلام / التسليم العقود التوريد وغيرها من المسوغات النظامية وتسجيلها، ومن ثم المصادقة على صرف المطالبات.​

• متابعة صرف الأموال للجهات التي تقوم بتوفير الإيجارات الإدارة التعليم العامة ومباني المدارس. القيام بكافة الأعمال المحاسبية من ارتباطات وتدقيق وصرف مستحقات وصرف السلف وتسديدها والتسجيل في الدفاتر والسجلات حسب الأنظمة والتعليمات.

• إيداع المبالغ في حسابات المستفيدين

• إدارة الحسابات البنكية.

• متابعة الإيرادات وقيدها وتحصيلها.

• الإشراف على تطبيق ضوابط ولوائح الصناديق المدرسية والتعليمية. تقديم المكافات والتعويضات والإعانات للطلاب على سبيل المثال ( طلاب القرى النائية، أبناء المعلمين المتوفين ، طلاب مدارس تحفيظ القرآن الكريم . طلاب ذوي الإعاقة المغتربين، المكافات التشجيعية لتعليم الكبار، اعانات النقل، والإعفاء من رسوم النقل ).

• صرف وتسديد السلف المؤقتة والمستديمة وفقاً للوائح والتعليمات المنظمة لذلك.

• تنفيذ الأنظمة والتعليمات المالية ومتابعة العمليات المالية الخاصة بإدارة التعليم العامة والإدارات التابعة لها. متابعة حركة مخصصات بنود الميزانية المعتمدة لإدارة التعليم العامة مع ملاحظة التحقق من سلامة التصرفات المالية وعدم تجاوز المخصصات المالية للإدارة.

• تسوية كافة الحسابات والعهد الخاصة بالإيجارات.

• إعداد قوائم مالية مجمعة للإنفاق على الإيجارات في إدارة التعليم.
  

• ​ضمان فاعلية الأنظمة المالية والدعم العملياتي المقدم للمكاتب والمدارس في تنفيذها للأنظمة والتعليمات المالية، بالتنسيق مع قسم تقنية المعلومات.

• ضمان تلبية الاحتياج لإدارة التعليم العامة من الأعمال والمنتجات والخدمات وتأمينها من قبل المقاولين وفق أساليب الشراء النظامية، وبما يتفق مع الالتزامات التعاقدية للمقاولين بالتنسيق مع القطاع المختص بالاستلام في إدارة التعليم العامة.

• إدارة عملية الشراء بالتنسيق مع القطاعات والجهات المختصة.

• الدعم / التنسيق مع القطاعات المعنية في كيفية إعداد وتحديد الشروط والمواصفات.

• تنفيذ كافة الإجراءات والعمليات ذات الصلة بالمشتريات بكافة أنواعها وضمان الالتزام بالأنظمة واللوائح والتعليمات عند تنفيذها بالتنسيق مع القطاعات والجهات المختصة.

• إعداد ومراجعة العقود واستكمال إجراءاتها النظامية بالتنسيق مع إدارة الشؤون القانونية والجهات ذات العلاقة.

• التنسيق مع إدارة الشؤون القانونية في كافة الجوانب المتعلقة بإنهاء العقود.
  

• التفاوض مع الشركات والمؤسسات وإعداد جداول الدفعات حسب جداول التنفيذ وما تتطلبه بنود الميزانية لتضمينه في العقود.
  

• مطابقة مخرجات المقاول للعقد والتأكد من انجاز أو توريد المطلوب وفقاً له، واستكمال الإجراءات المالية النظامية. قياس ومراقبة أداء المقاولين وتقييم أدائهم بشكل دوري وفقا للسياسات وآليات التقييم المعتمدة ورفع التقارير حول ذلك واتخاذ أي إجراءات تصحيحية الازمة.

• متابعة أي شكاوى أو اقتراحات مقدمة من المقاولين وإعلامهم بما يتم اتخاذه من إجراءات في هذا المجال. إدارة الضمانات البنكية من خلال تسجيلها ومتابعتها والإفراج عنها والمصادرة عند الحاجة وفقاً للأنظمة واللوائح المنظمة لذلك.

• التنسيق مع اللجان الفنية لتقييم وفحص العروض حسب نظام المنافسات والمشتريات الحكومية.

• إعداد طلبات عروض الأسعار من الموردين وتسليمها والتنسيق مع اللجان المختصة لتقييم وفحص العروض والبت فيها.

• التنسيق مع قسم الميزانية والجهات ذات العلاقة للقيام بالارتباط المالي اللازم.