مكتب خدمات المستفيدين
مكتب خدمات المستفيدين بتعليم محايل عسير
آخر تحديث: ١ أكتوبر ٢٠٢٣
مهام مكتب خدمات المستفيدين
المهام المنوطة بمكتب خدمات المستفيدين وهذه المهام تتركز في الاتي :-
- متابعة الطلبات المحالة من معالي الوزير او مسؤول القطاع لحلها
- استقبال جميع الطلبات الواردة من المستفيدين وسرعة التجاوب معها
- استقبال جميع الشكاوي الواردة من المستفيدين وسرعة التجاوب معها
- المتابعة المباشرة لاي بلاغ طارئ للقطاع
- التعامل الجيد مع المستعلم او المشتكي بما يناسب طبيعة الاستعلام او الشكوى وبما يليق بمكانة الوزارة واداراتها
- تنظيم مواعيد استقبال رئيس القطاع او من ينوب عنه بالمستفيدين وتنظيم مواعيد ثابته لهم
- الاشراف على حل الطلبات الواردة وفق السياسات والتعليمات المعلن عنها والمعتمدة من مركز رعاية المستفيدين
- اعداد التقارير المطلوبة لبيان ماتم انجازه من اعمال
- حصر المشكلات الفنية او التقنية والرفع بها ..
أولا: المشرف على مكتب خدمات المستفيدين في القطاعات ومهامه
يتولى المشرف على خدمات المستفيدين قطاعات الاشراف على جميع الاعمال التي تدعم عمل الموظفين والتنسيق مع الجهات الادارية التي تنظم العمل اليومي وتوفير ما يحتاج اليه المركز من متطلبات -سبق الاشارة اليها – العمل , كالكفاءات , الاجهزة المكتبية , وكل ما يسهل عمل المركز بكفاءة وفعالية , وفق انظمة قرارات الوزارة
الوحدات الادارية التابعة له :
- وحدة الخدمات الالكترونية
- وحدة شؤون المستفيدين
مهام المشرف على مكتب خدمات المستفيدين
- الاشراف على الوحدات الادارية المختلفة التابعة له
- اعداد التقارير الدورية المطلوبة (الاسبوعية, الشهرية)
- العناية بطلبات المستفيدين وتلبية احتياجاتهم بالتنسيق مع بقية الوحدات الادارية
- تزويد مركز رعاية المستفيدين بالوزارة كافة المعلومات والاحصائيات بشكل دوري
- تزويد مركز الاتصال الموحد (19996) بكافة الفعاليات والانشطة – وكل ما يهم المستفيد
- مراجعة وتدقيق ردود واجابات مشرفين والمنسثين
- متابعة طلبات الاستعجال الواردة من مركز الاتصال
- الاطلاع على تقارير الجودة , والعمل على تقويمها
- العمل على رقي عمل المركز وتطويره
وحدة متابعة وخدمة بلاغ :-
تعريف وحدة متابعة خدمة بلاغ
تتولى هذه الوحدة مهام المتابعة الدائمة لطلبات (بلاغ) الواردة لادارة الامن والسلامة بالقطاع , كبلاغ الحريق, السرقة, وغيرها من البلاغات , وحلها من قبل الادارة المختصة ,كذلك رصد وتسجيل أي ملحوظات بشأن التأخير في الاستجابة , او عدم رضى المستفيدين عن الحل المقدم , وتنظيم المعلومات الخاصة بها , وتبويبها وتصنيفها وتحديد سبل متابعتها بالتعاون والتنسيق مع الجهة المختصة
مهام وحدة خدمة بلاغ
- معالجة البلاغات الواردة, والتعامل معها في اسرع وقت
- طلب الافادة من قبل الجهات الاخرى والاجابة عن استفساراتهم
- تدريب المسقين وتقديم الدعم لهم
- متابعة اداء المنسقين
- متابعة جودة اداء المنسقين
- رصد الملحوظات والعمل على تذليل معوقات الخدمة
- متابعة مؤشرات الاداء والعمل على رفع مستواها
مهام عمل المنسقين
- معالجة الطلبات كلا فيما يخصه
- الاطلاع على التعاميم المتعلقة وما يستحدث من معلومات في بنك الاسئلة
هل استفدت من المعلومات المقدمة في هذه الصفحة ؟