الهدف:

إدارة عمليات الاتصالات الإدارية من المراسلات الواردة لإدارة التعليم العامة والصادرة وقيدها في الأنظمة الآلية والسجلات وتوزيعها على الجهات المعنية داخل الإدارة وخارجها، وتوفير خدمات الوثائق والمحفوظات وقيدها في الأنظمة الآلية لتسهيل عملية حفظها والدخول إليها .

المهام والمسئوليات

تنفيذ عملية أرشفة المستندات الواردة بجميع انواعها من داخل وخارج إدارة التعليم العامة.
إدارة المراسلات الواردة والصادرة لإدارة التعليم العامة داخلياً وخارجياً، والتعاميم والقرارات المعتمدة من صاحب الصلاحية.
تسجيل كافة التعاملات العينية الواردة والصادرة ومتابعة استلامها.
متابعة تفعيل العمل الالكتروني في المراسلات .
متابعة المؤشرات التي تخص عملية وارد وصادر الاتصالات الداخلية والخارجية.
الإجابة على جميع الاستفسارات والتساؤلات والتعقيبات المتعلقة بالمراسلات الواردة والصادرة داخل وخارج إدارة التعليم.
إدارة نظام وأماكن أرشفة المستندات وحماية الأرشيف من التلف والضياع، الإلكتروني والورقي.
تحويل المخزون الورقي للمستندات إلى مخزون إلكتروني يمكن الرجوع إليه عند الحاجة.
العمل على تنفيذ الإجراءات النظامية لإتلاف المستندات وفق الأنظمة واللوائح المعتمدة.
العمل على تهيئة أماكن حفظ الوثائق، وتوفير الوسائل المناسبة لحفظ الوثائق وحمايتها.
تقديم الخدمات المرجعية التي يحتاجها الباحثون والدراسون بمختلف فئاتهم، من وثائق محفوظات.
فهرسة وثائق إدارة التعليم العامة ومسحها ، وتكشيفها ، وتصنيفها ، وترميزها وحفظها ، وصيانتها ، وفقاً للأنظمة والتعليمات وخطط التصنيف والترميز الخاصة بالوثائق.
توفير الوثائق والمعلومات والبينات المحفوظة اللازمة للمستفيدين وفقاً لما تحدده التعليمات المنظمة لذلك.
متابعة وتقويم تطبيق أنظمة الوثائق ولوائحها وأدلتها من قبل الوحدات الإدارية في إدارة التعليم العامة والوحدات الإدارية التابعة لها.
إدارة عمليات تدوير الورق في المدارس التابعة لإدارة التعليم.
التنسيق والتكامل مع مركز الوثائق والمحفوظات والاتصالات الإدارية بالوزارة فيما يحقق خدمة الوثائق وسلامتها.

هل استفدت من المعلومات المقدمة في هذه الصفحة ؟